Training Awareness "Integrasi Manajemen Sistem; Bisnis, Quality, K3 & Lingkungan"

Dear readers...

Tak terasa ya... kita sudah memasuki tahun yang baru....., kami dari Learning & Development PT. Inter Aneka Lestari Kimia mengucapkan Selamat Tahun Baru 2013..mari kita isi setiap lembaran dalam kehidupan kita dengan sejumlah kegiatan positif yang mampu senantiasa membina kita menjadi pribadi  yang semakin baik dari hari ke hari.

Dalam rangka mewujudkan proses pengembangan seluruh karyawan menjadi pribadi  yang semakin baik dari hari ke hari, maka kami dari Learning & Dev PT. Inter Aneka Lestari Kimia akan mendukung  dan menyusun program  pelatihan dan pengembangan karyawan sehingga mampu merefresh, meningkatkan awareness maupun melatih skill / keterampilan menjadi lebih handal. Program yang disusun mulai dari bagaimana mengatur keuangan, menerapkan sistem, sampai ke keahlian spesifik seperti teknik mengelas dan sebagainya.

Di awal tahun 2013 ini,  program pelatihan yang pertama dilaksanakan adalah training Awareness "Integrasi Manajemen Sistem Bisnis, Quality, K3 dan Lingkungan". Training ini dilaksanakan sebanyak 2 batch yaitu batch 1 tanggal 07-08 Januari 2013 (Senin - Selasa) dan batch 2 yaitu tanggal 14-15 Januari 2013 (Senin - Selasa), dengan mengundang konsultan yang memang pakar di bidang sistem manajemen mutu ini.

Adapun sasaran & agenda dari pelatihan ini adalah:
1. Pemahaman sistem
2. Penetapan Proses
3. Mapping Proses Bisnis
4. Identifikasi Resiko Bisnis, Mutu, K3 dan Lingkungan
5. Penyusunan Sistem yang Terintegrasi
6. Overview ISO 9001, ISO 14001 & OHSAS 18001

1. PEMAHAMAN SISTEM

Apa sih sebenarnya sistem itu? kita kerap kali mendengar dan mengucapkan sistem, tp apa sebenarnya yang dimaksud dengan sistem? nah..untuk menyamakan persepsi mari kita bahas bersama.

SISTEM adalah arahan baku yang disusun untuk membantu seseorang dalam menjalankan suatu pekerjaan dengan tanpa kesalahan atau dengan kesalahan yang sangat minimal.
sistem dibuat adalah untuk MEMPERMUDAH...
sebagai contoh:

• untuk menghindari adanya kesalahan dalam proses pembuatan, maka dibuatkan cara/metode kerja, sehingga siapapun yang bekerja outputnya akan tetap sama
• Untuk menghidari karyawan terjepit mesin, dibuat safety device sehingga mesin tidak bisa bekerja pada saat masih ada di tangan di mesin
• untuk menhindari kurang lengkap dalam mengidentifkasi suatu hal maka dibuat sistem check list identifikasi permintaan pelanggan.

Namun, pada saat kita hendak menerapkan sistem, banyak muncul opini dan permasalahan terkait dengan sistem seperti:

• sistem dianggap sebagai sesuatu yang merepotkan
• sistem membatasi ruang gerak; tidak fleksibel
• sistem sangat rumit, banyak aturannya
• penerapan sistem membutuhkan biaya besar sehingga perusahaan menjadi harus banyak mengeluarkan biaya dan akibatnya perusahaan sulit bersaing
• sistem fokus pada pembuatan prosedur operasional.

Nah...ketika permasalahan di atas sudah muncul, dan kita ingin menerapkan sistem yang baru, maka hal pertama yang harus dilakukan adalah merubah paradigma berfikir terlebih dahulu tentang sistem tersebut. Barulah kemudian kita review kembali sistem yang pernah kita terapkan.

Pada saat sistem dianggap sesuatu yang merepotkan, sebenarnya saat itu kita bisa lihat bahwa hal ini hanya masalah pembiasaan saja. Ketika kita tidak biasa, dan tiba-tiba kita harus menerapkan sistem, maka akan dirasakan menambah beban pekerjaan. Oleh karena itu, pastikan bahwa sistem yang dibuat justru memudahkan dalam pekerjaan, memberikan panduan.

Terkadang memang, untuk menerapkan suatu sistem yang baru kita perlu melakukan pemaksanaan. Maksudnya pemaksaan disini adalah membuat sistem yang memaksa orang melakukannya.
Misal: saat kita membuat sistem bahwa setiap yang bekerja dengan bahan B3 (berbahaya dan beracun) maka orang tersebut harus menggunakan Alat pelindung diri seperti sarung tangan, kacamata, dsb. Ketika ada orang yang tidak melakukannya maka kita bisa beri kartu kuning yang mendandakan tidak comply. Dan setiap yang punya kartu kuning akan dipajang fotonya dan pelanggarannya di papan pengumuman sehingga orang yang melakukan pelanggaran secara sosial dikenakan sanksi. Hal ini akan membuat efek jera karena malu sehingga ybs selanjutnya akan berusaha menghindari sanksi tersebut.

Tentunya ketika ada sanksi dalam proses pemaksanaan, maka kita juga harus menerapkan sistem reward yang signifikan. Misalnya, orang yang tidak pernah melakukan pelanggaran dan memberikan ide untuk impovement akan diberikan reward jalan-jalan ke Malaysia bersama keluarga setiap akhir tahun, sehingga orang akan terdorong saling terpacu untuk menjalankan sistem dan memberikan ide improvement terbaik.

2. PENETAPAN PROSES

Dalam mengembangkan sistem, pendekatan yang dilakukan banyak macam ragamnya. Bisa departemental, namun bisa juga proses. Pertanyaannya adalah pendekatan mana yang sebaiknya dilakukan?

Nah, sebelum kita jawab, kita lihat ilustrasi berikut ini terlebih dahulu. 

Gambar 1;  Pendekatan Departemental vs Proes

Dari ilustrasi di atas dapat dilihat bahwa, ketika pendekatan yang dilakukan adalah pendekatan departemen, maka yang terjadi adalah sasaran utama yang dituju menjadi tidak link/nyabung, bisa mengakibatkan terjadi tumpang tindih, atau ada proses yang hilang. Kacamata yang digunakan adalah kacamata departemen dan bukan kacamata organisasi.

Sedangkan ketika dilakukan pendekatan proses, maka alur prosesnya menjadi terkoneksi dan tidak putus di departemen saja akan tetapi saling berhubungan untuk menghasilkan output yang sama. Selain itu, kemungkinan terjadinya tumpang tindih antara satu departemen dengan yang lain menjadi ter-eliminasi.  Kacamata yang digunakan adalah kacamata organisasi, semua departemen bergerak ke arah yang sama

3. MAPPING PROSES BINSIS

Sistem dianggap efektif kalau kita merasa bahwa kita sedang tidak menjalankan sistem, melainkan sedang mengerjakan sebuah aktivitas yang memang merupakan bagian tugas sehari-hari. Oleh karena itu, sebelum membuat sistem, kita harus mapping terlebih dahulu proses bisnis yang ada. Jangan membuat prosedur tanpa melakukan mapping proses.

Saat melakukan mapping proses bisnis, bayangkan saja bahwa kita sedang mencoba menyambung sebuah puzzle, menyatukan bagian-bagian sehingga menjadi satu bagian utuh sehingga tidak ada bagian yang hilang dan tumpang tindih. Namun bisa menggambarkan secara utuh gambaran perusahaan. Dengan melihat proses bisnis kita bisa melihat perusahaan secara menyeluruh.


Mungkin timbul pertanyaan di benak kita, sebenarnya apa sih definisi Proses Bisnis?

Proses bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu). Suatu proses bisnis dapat dipecah menjadi beberapa sub proses yang masing-masing memiliki atribut sendiri tapi juga berkontribusi untuk mencapai tujuan dari superprosesnya. Analisis proses bisnis umumnya melibatkan pemetaan proses dan subproses di dalamnya hingga tingkatan aktivitas atau kegiatan (http://id.wikipedia.org/wiki/Proses_bisnis).

Davenport (1993) mendefinisikan proses bisnis sebagai:

“aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output.”

Agar lebih memahami mengenai bisnis proses, berikut ini kami berikan sebuah contoh bisnis proses :

Gambar 2: Contoh Business Proses Perusahaan X

4. IDENTIFIKASI FAKTOR RESIKO BISNIS, MUTU, K3 DAN LINGKUNGAN

Dalam melakukan mapping proses yang terintegrasi,  setiap resiko yang ada baik itu resiko bisnis, mutu, K3 maupun Lingkungan harus diidentifikasi untuk setiap prosesnya.

Kenapa harus diidentifikasi? 
Adapun sasaran perlunya melakukan identifikasi resiko bisnis, mutu, K3 dan Lingkungan adalah agar sistem yang kita buat/bangun bersifat PREVENTIF. Dengan data hasil identifikasi tersebut, kita bisa menyusun serangkaian proses pencegahan yang dapat mengantisipasi kemungkinan terjadinya dampak maupun bahaya  pada setiap prosesnya.

Berikut ini adalah maksud dari Resiko Mutu, Resiko K3 dan Resiko Lingkungan:

Faktor Resiko Mutu :
- potensi kualitas yang tidak baik atau ketidakpuasan pelanggan

Faktor Resiko K3:
- potensi terjadinya bahaya fisik (physical hazard), kimia (chemical Hazard), biologis (Biological hazard), psikologis (Psychological Hazard) dan alam (Natural Hazard)

Faktor Resiko Lingkungan:
- Pencemaran baik terhadap air, udara, tanah, maupun mahkluk hidup
- Eksploitasi sumber daya alam  baik itu sumber daya alam yang terbarukan maupun yang tidak terbarukan.





Dokumentasi Suasana Pelatihan Awareness

Peserta Batch 1 sedang serius mendengarkan Trainer

Kelompok Sales sedang membahas mengenai "Problem dan Sistem Perbaikannya"

Kelompok P2K3L sedang membahas Permasalahan di lapangan dan usulan Perbaikan

Seluruh Peserta Pelatihan Awareness Batch 1

Aquaproof

Aquaproof adalah cat pelapis anti bocor yang terbuat dari polimer elastis thixotropic. Aquaproof diproduksi oleh PT Inter Aneka Lestari Kimia, sebuah perusahaan yang mengedepankan inovasi formulasi kimiawi untuk menghasilkan solusi bagi kehidupan lebih baik. 

Keunggulan Aquaproof:

Aquaproof telah terbukti selama 3 dekade sebagai produk pelapis anti bocor yang sangat diandalkan karena didukung oleh keunggulan sebagai berikut:

• Berbasis air (water-based)
• Mudah diaplikasikan dengan menggunakan kuas, roller atau sprayer
• Daya lekat (adhesion) kuat ke berbagai permukaan material (substrates)
• Sangat elastis dan tahan retak
• Tahan terhadap kondisi cuaca (hujan dan sinar UV) dalam jangka panjang
• Anti jamur dan lumut
• Biaya perawatan sangat rendah

Berikut tips cara aplikasi Aquaproof. 

Persiapan Permukaan:

• Pastikan permukaan tidak rapuh dan bersih dari debu, karat, minyak, jamur, cat yang sudah lapuk dan kotoran lainnya. Setelah dibersihkan, permukaan perlu dikeringkan.
• Untuk memperoleh hasil yang maksimal, lapiskan Super Cement sebagai primer atau campuran Semen : Super Cement = 1,5 : 1 untuk beton/plasteran yang tidak rata atau berpori besar.

Persiapan Retakan dan Sambungan:

• Lapiskan Aquaproof pada permukaan beton atau dinding yang mengalami retak rambut dengan menggunakan kape agar celah benar-benar terisi sempurna. Untuk mengisi celah lebar gunakan Aquaproof dan campuran pasir halus (maksimum 30 mesh) dengan perbandingan 1:1 (volume).
• Pada sambungan yang bergerak atau membutuhkan daya tahan ekstra pemakaian Aquaproof hendaknya diperkuat dengan Polyester mesh atau Supermesh. Letakkan polyester mesh/Supermesh di atas lapisan pertama Aquaproof yang masih basah. Setelah mengering, bubuhkan lapisan kedua. Pada tempat-tempat yang membutuhkan perlindungan ekstra, bubuhkan Aquaproof hingga lapis ketiga.

Aplikasi Lapisan Aquaproof:

Tempat yang hendak dilapisi Aquaproof harus benar-benar kering.

• Dengan kuas atau rol:
  Sapukan Aquaproof secara merata hingga diperoleh daya sebar akhir 1 kg/m² dengan 2x pelapisan dan pastikan seluruh permukaan terutama yang kasar dan tidak rata telah terlapisi secara sempurna.
• Dengan alat airless spray:
  Aquaproof cocok digunakan dengan alat airless spray